滑环

还在写PPT浪费生命吗?这里有更高效的工作方式

发布日期:2021-08-12 16:50   来源:未知   阅读:

  澳门资料大全正版免费资料!文山会海、邮件、PPT,在一切讲求效率的当下,这些“老套”的工作方式逐渐被替代了。

  小米智能硬件部门的例会,通常安排在周一上午,有18个人参加,会议的流程很简单,负责人张敏先会总结上周的工作,介绍核心产品的进展、公司层面的新动向,再由每个人介绍手头工作的进度。整个过程不超过半小时。而3年前,张敏刚从腾讯进入小米的时候,部门会议常常要开到一个半小时左右。

  一切以效率为中心,低效的工作方式在会议中都被优化了:会议时间被缩短,PPT不再炫技、页数也不是越多越好,讨论在微信群里即时展开,只有传正式文件才通过邮件。

  高效的背后是行业的迅速发展和变化,互联网行业是最重视更新迭代速度的行业。与任何一名在互联网公司工作的公司人一样,滴滴出行离职员工张雅楠曾对我们说过,她的工作非常饱和,只有不断提高效率,才能给生活挤出更多时间。每天早上,她会给自己列3条今日计划。

  传统企业有具体的年度规划,员工可以按照计划按部就班。而互联网公司的年度规划只能定个大方向,然后随时根据市场发展势头,调整上市的产品以及产品的发布时间——如果市场苗头稍有不对,计划内的产品就会取消,很多硬件产品也会提前上市。空降的产品则需要马上做研究,明确市场策略。

  “变化非常快,要求大家的反应速度也快一些。”张敏说。加入小米前,他在传统广告行业待过5年,两者间对追逐时效的差异让他感受深刻。

  “我现在虽然会议多,但是会议的效率比较高。”张敏说,每周,他除了要开部门会议,还要参加管理层会议、项目会、销售会以及外部商务合作会。平均每天都有一到两个会议,但每个都是“短平快”的节奏,基本控制在一小时之内。就算上午开了两个会,张敏仍有时间处理一对一沟通的工作。

  开会和PPT是公司常用的工作方式,同时也是公司人的“烦恼”——没有什么比拖沓的会议、冗长的PPT更让公司人沮丧的了。而改进这些古老的工作方式,能让工作的效率立即提升。比如:

  为开会立一套规矩。要求会议前做充分准备、限制开会人数、缩短会议流程、严格控制时间……一旦搭建了开会的制度,不仅能让会议迅速“瘦身”,后面的工作也会轻松许多。

  做会议准备。不仅限于本周的工作计划,有时,一张列着所有员工上周工作总结的表格,也能起到对比激励的作用,有利于公司人养成以周为周期复盘工作的习惯。

  限制开会人数,能让沟通更充分。小米内部普通的跨部门项目会,由每个部门的主管加各自的执行者组成,每场项目会一般不超过6个人。开会前,几个部门主管先拉一个微信群,事先沟通一下核心内容,做好会议准备。

  限时开会。开短会的目的不是单纯地缩短开会时间,而是在短时间内找到解决方法。

  一小时是张敏设置的会议时长上限,如果一件事讨论了一个小时仍然不能做决策或者有定论,意味着这件事再讨论下去也不会有实质性进展。这时候,他会让大家停下来,把这个“作业”领回去,重新思考,第二天继续推进。

  一对一沟通最高效。会议的目的之一是集思广益,但在会议上与某个员工一对一讨论,会让其他人觉得“事不关己”,也容易让会议时间没有节制。把这部分时间转化为私下的面对面沟通,不仅让沟通更深入,私人化的交流也能建立信任,让公司人更有归属感。

  面对面沟通通常会花费管理者不少时间,但重要的是,及时的反馈也许会帮助公司人在工作出错之前悬崖勒马,节省试错成本。这不仅体现在上下级沟通,减少工位间的隔板,也能增加同事间的即时互动。

  会议中使用的工具一定程度上会影响人的注意力。PPT弥补了Word冗长文字的缺陷,图表和关系图让逻辑关系变得清晰。这些诞生于1980年代的办公工具在帮助提升工作效率上确实有所贡献,但长时间占据公司人的日常工作后,人们对它们的使用有变复杂的趋势,这很危险,你该学着简化它们。

  PPT能体现归纳、提炼、演示等综合能力,用它辅助逻辑,能在抽象的内容中建立清晰的逻辑顺序。大多数情况下,越简洁的的PPT越能被理解,其背后的逻辑和想法能更好地传达。

  但你一定也有过看PPT看得昏昏欲睡的经历。冗长的PPT让人抓不住重点,过多的动画分散了你的精力。为了更好地突出重点,你最好减少PPT页数。有时在信息对等的情况下,直接使用原始的Excel数据表格代替PPT会更好。

  换句话说,让PPT的使用回归工具性,对动画、特效等“高大上”的效果也别那么看重。

  司思去年曾在亚马逊电子书部门实习,亚马逊有极简的PPT模板,仅在右下角放置logo,弱化了PPT的形式。而小米市场部的内部会议中,可以口头讲完的事情就不会使用PPT。项目会议若涉及具体的传播计划和市场方案,则会使用PPT辅助。张敏要求每页PPT讲清楚一件事情,10页PPT讲清楚一个方案。

  “一个人如果要听100页的PPT,基本上都会犯困的。一个方案的目的,怎么具体落实,时间安排是什么,目前有什么问题,列完了基本就10页。”张敏说。

  具体到每页PPT则需要突出重点。辅助的文字同样会分散注意力,它需要主讲人直接讲述,而不是在PPT上罗列出来。张敏认为,一个项目若需要做PPT,就意味着它已经可以落到实际的操作层面,那在使用这项“工具”时就要用很快的逻辑串联,不要忘了它是为了效率而使用的。

  有时,公司内部的会议涉及很多数据性内容,Excel表格可以充当PPT。换句话说,如果大家都是“行家里手”,制作PPT的步骤有时可以省略。

  在下半年促销活动多的时候,亚马逊电子书部门原本每周的PPT汇报,会直接改为看Excel数据表单,节省了制作PPT的环节。也就是说,PPT正在被更高效的方式所替代。

  在部分会议的讨论环节,德勤会采用视觉同传:画师用图像同步记录会议的讨论内容。视觉同传不仅记录会议流程,还做“翻译”——将讨论中的利益关系、上下游关系理顺。“以前开完会的汇报是一份PPT或者Word版的会议纪要,而现在用一幅画呈现,一目了然。”德勤中国创新规划主管合伙人冯晔对我们说。

  讨论具体的传播方案、发布会时,小米的张敏也会在白板上画导图,这样不仅有利于归纳会议纪要,也是对思维的整理。其中最重要的是时间轴,列好项目的时间节点有助于推进项目。随后,相应负责人会参与讨论,并在会议结束后在白板上形成一个环形图。

  记录的角色通常由新人担任,每次新人入职,张敏都会在会上做一两次示范,再由新人尝试。白板最常用的元素有数字和字母,圆、三角、方形等图形,以及表示相关性的曲形箭头、直线箭头、粗箭头。在张敏看来:“图形化是工作中挺重要的能力,这个习惯养成之后,对于组织能力、表达能力、发散能力都有提升。”

  除了快速发展的互联网公司,越来越多的传统企业也在改变管理理念,借鉴技术以及互联网思维方式,提升自己的投入产出比。

  银泰是阿里巴巴旗下的“新零售”试验田,去年年底,三十多个家居淘品牌入驻银泰杭州武林店的House Selection生活美学馆。每一件商品都有二维码,消费者可以直接扫码从淘宝下单,并选择现场提货或者邮寄到家。

  从银泰的角度来讲,按照传统零售的流程,每次订货都要用邮件向供应商下单,有时还需要对方盖章,订货的流程非常长。House Selection的负责人刘志通对《第一财经周刊》说,生活美学馆线上和线下的库存完全打通后,供应商就能通过检测系统自动补货,减少了中间流程和环节。

  移动办公时代,电子邮件并非一无是处。它的可加密、保存商业证据等功能,可以确保它在很长一段时间内不会被淘汰。但需要即时沟通时,最好用即时通讯应用。

  2月底,德勤在中国的首个勤创空间(Greenhouse)成立,这是德勤在全球的第39个勤创空间。这个会议空间配备了VR、AR、可触屏、电子白板等设备,冯晔认为,高技术设备以及开放式的环境,可以帮助客户打开思路,激励他们高效地产出更有建设性、更大胆的想法。

  勤创空间定位于服务战略客户,客户带着问题来到勤创空间,德勤协助客户产出创意。在勤创空间中,一场会议的参与者既有客户,也有德勤配备的“旅程引导师”、视觉同传和行业专家。为了让产出的想法更好地落地,德勤还将数字化、数据分析、信息安全等原本散落在各个部门的技术人员集合在了勤创空间,共同办公。

  淘汰老套的工作方式更大的挑战在于打破固有的思维模式,在咨询业,传统的模式是客户带着具体的问题来寻找答案,而在勤创空间,客户带着一个公司层面的问题来,得到的不是一个答案,而是解决问题的方法。“原来是你问我答的方式,现在是我们一起寻找方法。”冯晔说。

  不过,他也担心新的工作方法会让员工和客户都“水土不服”。中国企业有很强的层级观念,勤创空间则讲求让每个人平等地发表想法。客户也不一定能快速接受付费咨询,买来的不是一个答案,而只是找来一个帮手。

  “看一家公司的管理水平,先看它如何开会。”一个事实是,在提高工作效率和员工的工作积极性方面,工作方式正扮演着越来越重要的角色,它直接催生了超过500亿元规模的软件即服务(SaaS)市场。而每个公司都会形成自己的工作方式方法论,它往往能体现一家公司的文化氛围,不仅影响着每个公司人的工作积极性,也是评价公司管理水平的重要考量。

  具体到每位公司人,像张雅楠一样,在工作中找到最适合自己的工作方式,能让自己在面对deadline时更从容。